DOCUMENTOS

Principais funcionalidades

Armazena documentos submetidos ao fluxo formal de controle além de documentos de natureza mais simples cuja publicação não requeira aprovação.

É possível criar modelos e tipos de documentos, e acompanhar os documentos controlados por sua situação no ciclo de aprovação:

• minuta,
• em andamento,
• aprovado,
• reprovado,
• publicado,
• cancelado e
• obsoletos.

Os documentos publicados são aqueles que foram aprovados e a equipe foi capacitada para sua execução.

Documentos cancelados são aqueles cuja existência perdeu sentido, por exemplo documentos referentes a um processo que deixou de ser executado pela organização.

O ciclo de controle do documento contempla as seguintes atribuições para os usuários:

• Leitor: acessa apenas os documentos publicados no local de trabalho como referência dos processos executados e os documentos aprovados durante sua capacitação.
• Editor: cria novos documentos e os submete ao ciclo de controle até sua publicação ou inicia o processo de criação de uma nova versão de um documento controlado, submetendo-o igualmente ao ciclo de controle.
• Revisor: revisa o documento antes de sua aprovação. Atividade típica de setores de qualidade e gestão integrada que avaliam a padronização e enquadramento da "peça" no contexto dos sistemas de gestão a que pertencem. Também tem atribuição de revisor gerentes técnicos responsáveis pelo eficácia e eficiência das ações propostas no documento.
• Aprovador: aprova e cancela documento. As pessoas com atribuição de Aprovador podem acumular as atribuições anteriores. É preciso ter acesso de aprovador para abrir documentos obsoletos.
• Administrador: atribuição especial para gestão do módulo (aplicativo) do ponto de vista de sistema, como cadastrar usuários e formar grupos de revisores.